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ビジネス文書④ CCとBCC

 よく使い分けを間違える(おそらく自分も多々間違えたであろう)CCとBCCについて。

 「CC」も「BCC」も、メールを宛先以外の送り先に送信する場合に用いるますが、CC(Carbon Copy)で送ったメールアドレスは宛先の受信者に公開されてしまいます。そのため、「同じメールを確認のため上司にも送ってほしい」などと言われた場合には、CCを用います(受信者とその上司とは、お互いのメールアドレスを知っているので)。
 逆に、BCC(Blind Carbon Copy)は、BCCで送ったメールアドレスを宛先の受信者に公開しない送信方法です(※BCCに指定された受信者には、Toの宛先もCCの宛先も見えてしまいます。BCCの宛先が複数ある場合は、お互いのアドレスは見えません)。
 つまり、宛先に複数のメールアドレスを入れて送信する場合と、CCで送信する場合、どちらも宛先の受信者に他の送信先メールアドレスが分かってしまうという点では同じです。
 ただし、宛先でメールを送信する場合は「あなたに宛てて送っている」という意味合いが強いのに対し、CCでは「宛先のアドレス以外に、写しとして送っている」という意味合いがあります。なので、「宛先」から送った場合には、前付けに宛先受信者名が入っているのに対し、「CC」で送った場合には、CCで送った受信者名を前付けに入れる必要はない、とされます。
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ビジネス文書③

 Wordって便利だなあ……と、最近つくづく思います。
 なぜなら、「拝啓(もしくは拝復)」と入力するだけで、それに対応する「敬具」が自動的に入力されるようになっているから(「謹啓」は「謹白」が勝手に入力されます)。時候のあいさつも、[挿入]タブの「挨拶文」から月を選べば季節ごとの定型文が表示されます。主文以外、ほとんど自分で文章を書く必要がありません。
 内容が同じ文書を複数の相手に送る場合は、「差し込み印刷」機能を使えば済みますし……。
 人間が楽になりたいがために生み出された数々の機能。それにつけてもおさえておきたい決まり文句(慣用語)を表にまとめてみました。

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ビジネス文書②

 人や物を敬う表現を、表にまとめました。
 他所で使うためにまとめたものなので、読点がカンマになっています。ご容赦を。

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ビジネス文書①

 ビジネス文書についてまとめて欲しいと頼まれ、まとめている今日この頃。
 何か参考になるものがありそうでしたら、どうぞ。

・A4用紙1枚に収まるように書く。基本的にはA4用紙を縦長に用い、横書きで書く(礼儀的な挨拶状や案内状などは縦書きで書くこともある)
・1つの文書に1つの用件を書く。テーマ別にファイリングでき、管理しやすいというメリットもある
・わかりやすい文章を心がける。専門用語やあいまいな表現は避ける
・5W2H(When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How many(いくらで))を意識して書く
・伝えたい内容や、要素が複数あるような場合は、箇条書きにしてまとめる
・適度な分量で段落を分けるようにする。ただし、改行が多すぎるとかえって読みにくくなることもある
・文書全体で、文体を常体(いる、ある、する、思う、願いたい)・敬体(います、あります、します、思います、お願いします)・特別敬体(おります、ございます、いたします、存じます、お願いいたします/お願い申し上げます)のいずれかに統一する。
 社内文書では常体・敬体を、社外文書では敬体・特別敬体を用いる

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