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PowerPointの基本①

2014.08.24 21:59|PowerPointハウツー
 Word、Excel、PowerPointというと、いわば「Microsoft Office御三家」のようになっていますが、プレゼン用なので意外と使わない気がするPowerPoint。とはいえその自由度の高さを活かして、ポスターやチラシなどを作っても良いのではないかという気もします。
 また、SmartArtグラフィック、図形、クリップアードなどは、WordやExcelよりPowerPointのほうが使用頻度が高いと思われますので、PowerPointで慣れてみてからWord、Excelを使用してみるのも手かもしれません。

 PowerPointでできること
 Microsoft PowerPointでは、スライドの作成、表・グラフの作成、図解の作成、イラストや写真の挿入、装飾文字の作成、特殊効果の設定などを行うことができる。
 PowerPointでは、ファイルそのものがプレゼンテーションであり、その中の1枚1枚(1ページ)をスライドと呼ぶ。
 なお、PowerPointでは、WordやExcelのように直接文字入力はできない(テキストボックスの中に文字を入力する)。

 表示モード
・PowerPointには、標準、スライド一覧、閲覧、スライドショーの4つの表示モードがある。
 標準はおもに編集用の表示モードで、編集するためのスライドペイン、実際のスライドが縮小して表示されているスライドタブ、文字列のみ表示されるアウトラインタブ、発表者用ノートのノートペインがある。
 スライド一覧は全体の構成を確認するための表示モードで、閲覧はパソコン画面上でプレゼンテーションを行うための表示モード、スライドショーはスライドショーを行うための表示モードである

 テーマ
・テーマは、プレゼンテーション全体に適用されるレイアウト・デザインのことをいう。
 初期状態だとテーマは「Officeテーマ」になっている(※ Word、Excelも同様)。[デザイン]タブ→「テーマ」グループからテーマを変更することができる

 スライドの編集
・1枚目のスライドを「タイトルスライド」といい、スライドの中で文字などを入力するエリアを「プレースホルダー」という。なお、プレースホルダーを縮小すると、プレースホルダー内の文字も自動的に縮小される(プレースホルダー内の文字よりプレースホルダーが小さくなった場合)。
 プレースホルダーの枠が点線の状態の場合は入力モード、もしくは一部書式の変更が行える状態で、プレースホルダーの枠が実線の状態の場合は、書式の変更モードとなっている。
 ちなみに、PowerPointはWordと異なり、改行マークが常に不可視の状態となっているため、注意する
・新しいスライドを挿入する場合は、[ホーム]タブ→「スライド」グループ内の「新しいスライド」ボタンから挿入できる。この操作で挿入した場合、現在開いているスライドの後ろに、前のスライドのテーマを引き継いだ状態で、新しいスライドが挿入される。
 同じく「新しいスライド」のオプションボタンから「選択したスライドの複製」なども行える
・スライドを移動したい場合は、[スライド]タブ内でドラッグするか、スライド一覧表示モードでドラッグする。なお、スライド一覧表示モードでダブルクリックすると、標準表示モードになる
・スライドを削除したい場合は、[スライド]タブ内でDeleteキーを押すか、スライド一覧表示モードでDe­leteキーを押して削除する

 箇条書き
・箇条書きの先頭にある文字(行頭文字)をクリックすると、箇条書き全体を選択することができる。
 行頭文字を変更したい場合は、[ホーム]タブ→「段落」グループの「箇条書き」ボタンから変更できる
・箇条書きレベルを下げたい場合は、行頭にTabキーを入れる。箇条書きレベルを上げたい場合は、Shiftキー+Tabキー、もしくは[ホーム]タブ→「段落」グループからインデントを減らす

 ※ SmartArtグラフィックは、箇条書きで見出しと内容が構成されているので、PowerPointでは箇条書きが重要になっています

 
・表内は、Tabキーで右へ、Shiftキー+Tabキーで左へ移動できる
・PowerPointの表でも、Excelと同じオートコレクトが実行される。たとえば、上の行に「Purple」と入れた場合、下の行で「red」と入力してEnterキーを押すと、自動的に「Red」となる

 グラフ
・[挿入]タブ→「図」グループの「グラフの挿入」からグラフの挿入ができる。グラフを作成するとExcelが起動する(Excel内で青い枠線に囲まれた範囲が、グラフに適用される)。データを編集したい場合は、[グラフツール]タブ→[デザイン]タブの「データ」グループ→「データ編集」から行う
・横棒グラフはExcelで入力した順番と逆に表示される。[グラフツール]タブ→[書式]タブ内の「現在の選択範囲」→「選択対象の書式設定」→「軸のオプション」→「軸を反転させる」で、縦軸の方向を逆にすることができる

 SmartArtグラフィック
・[挿入]タブ→「図」グループ内の「SmartArt」から挿入できる
・SmartArtの左側にある▲▼キーからテキストウィンドウの出し入れが可能。テキストウィンドウ内で入力中にEnterキーを押すと、新しい行頭文字が追加される([SmartArtツール]タブ→[デザイン]→「グラフィックの作成」→「図形の追加」からも追加できる)。テキストウィンドウ内で改行をしたい場合には、Shiftキー+Enterキーを押す
・テキストウィンドウ内でレベルの上げ下げを行いたい場合は、行頭でTabキー(レベルを下げる)もしくはShiftキー+Tabキー(レベルを上げる)
・SmartArtツールでは、「デザイン」がSmartArt全体を、「書式」がSmartArtの一部分(図形など)の設定となる
・箇条書きのプレースホルダーを選択した状態で[ホーム]タブ→「段落」グループ内の「SmartArtに変換」で、箇条書きをSmartArtに変更できる。
 なお、SmartArtをテキストもしくは図形に変更したい場合は、[SmartArtツール]タブ→[デザイン]タブ内の「リセット」グループ→「変換」から変更できる
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