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Excelの基本あれこれ・12 シートについて

2014.10.22 19:40|Excel基本
 シートについて何故かこれまでの記事で書いていなかったので、以下にまとめました。

 シートの設定
・シート見出しをダブルクリックすると、シートの名前が変更できる(もしくは、シートの見出しの上で右クリックし、「名前の変更」を選択する)。
 なお、シートの見出しに¥ [ ] * : / ?(数式で用いる記号類)は使用できない
・シート見出しの上で右クリック→「シート見出しの色」から、シートの見出しの色を変更できる。
 ちなみに、アクティブシートの見出しの色は、設定した色よりやや薄くなる(他のシートをアクティブにしていると、設定した色の濃さに戻る)
・シートの移動は、ドラッグで行える(なお、Ctrlキー+ドラッグでシートのコピーができる。ただし、1番左側にあるシートより左側にコピーはできない)。▼のマークが表示される位置にシートを移動することができる
 余談:シートが多いと、シートの数に応じて右にスクロールしなければならなくなる。そのため、新しいシートを左側に配置しておいたほうがよいとする考えがある

 複数のシートを操作する
・同じブックの別のシートを参照するには、=や、=SUM(合計)などの関数を入力後、シートを切り替えて参照したいセルをクリックし、Enterキーを押す。
 ちなみに、Sheet1のセルA1を参照する場合は、「=Sheet1A1(シートが日本語名なら'○○○○'!A1)」と記入する。別ブックのセルを参照する場合、Book1.xlsxのSheet1のセルA1を参照するなら「[Book1.xlsx]Sheet1A1(シートが日本語名なら'[Book1.xlsx]○○'A1)」と記述する
・任意のセル範囲を選択後、[ホーム]タブの「クリップボード」グループ内の貼り付けオプションから「その他の貼り付けオプション」で「リンク貼り付け」を選択すると、リンク貼り付けが行える(右クリックで貼り付けオプションを選択することもできる)。
 リンク貼り付けを行うと、数式が自動的に入力され、セルの値が参照される

 作業グループ
・作業グループを用いると、レイアウトが同じ複数のシートをグループにし、グループに含まれるシート同士のデータや書式を一度に設定できる。
 グループにしたい先頭のシート見出しを選択し、Shiftキーを押しながら最後のシート見出しを選択すると、タイトルバーに[作業グループ]と表示される(シートが連続していない場合は、Ctrlキーを押しながらシート見出しを選択する)
・作業グループを解除するには、最初のシート以外のシートを選択すればよい
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Excelの基本あれこれ・11 データの入力規則

2014.08.05 22:36|Excel基本
 フリガナ用のセルに入力するさい、入力モードを自動的に全角カタカナにしてくれたり、無効な数値が入力されると、エラーメッセージを表示してくれるのが「入力規則」です。[データ]タブの「データツール」グループ→「データの入力規則」から設定します。

nyuryoku001.png

 文字入力モードを変更したい場合は、「データの入力規則」ダイアログボックスの[日本語入力」から選択します。フリガナなら「全角カタカナ」、Eメールアドレスなら「オフ(英語モード)」などにしておくと、入力者の手間を省くことができます。ちなみに、入力モード(たとえば「全角カタカナ」)を設定したセルで、設定していない文字の入力モードの文字(たとえば「全角ひらがな」)を入力することは可能です。

nyuryoku002.png

 「入力規則」では、入力する内容をリストから選択させることも可能で、[設定]タブの「入力値の種類」を「リスト」にし(「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認します)、「元の値」にリストの内容を直接入力するか、セル範囲を選択します。

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 「エラーメッセージ」は、例には出しませんが、無効なデータが入力されたさい、停止・注意・情報の3つのエラーメッセージのうち、いずれかを表示させます。「停止」は入力できませんが、「注意」「情報」の2つは、無効なデータを入力することができてしまいます。

Excelの基本あれこれ・10 検索と置換

2014.08.04 23:20|Excel基本
 先週の土曜日(2日)に、MOSのExcel Expert(2010)を取得しました。
 Expertレベル……でしたが、私の苦手な財務関数やWhat-If分析の「データテーブル」などは出てこなかったので、それほど難易度は高くなかったように思います(それでも得点900点で、これまでのMOS試験の中で一番低い出来でした)。出題の傾向が回によってかなり変わるそうです。私の受験した回では、ピボットテーブルやピボットグラフが多く出てきました。
 得点はさておき無事取得できましたので、あとPowerPointと、Word 2010 Expertを取得して、頑張ってMasterを目指したいと思っています。
 WordのExpertは一番難易度が高いそうですが、参考資料、差し込み文書、校正・校閲機能など、役に立ちそうなものが揃っています。MOSのために勉強をしていなかったら、Office製品の機能は全く使いこなせていない、宝の持ち腐れだったのだろうなあ……。
 やっぱりちゃんと勉強しないで知ったかぶりしていては駄目だなあと、つくづく感じました。
 そんなわけで、今回も意外と使えるExcelの機能「検索と置換」です。

 [ホーム]タブ→「編集」グループ内の「検索と選択」から、検索と置換を行うことができます(ショートカット:Ctrlキー+F)。
 このとき、「オプション」ボタンから書式を設定すると、特定の書式の語だけを検索したり、置換したい語の書式も同時に変えることができます。

kensakutochikan002.png

 また、同じく「検索と選択」ボタンにある「ジャンプ」(ショートカットキー:Ctrlキー+G)の「セル選択」ボタンから、さまざまな選択オプションを選ぶことができます。
 たとえば、「コメント」であれば、シート内のすべてのコメントを選択することができます。シート内のすべてのコメントを削除したい場合にはとても便利です(※)。
jump001.png

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 ほかにも、「可視セル」を選択すれば、アウトラインなどで下位レベルが折りたたまれた表を、非表示になっている行・列を含まずにコピーすることができます。

 ※……ブックからコメントと注釈をすべて削除したい場合は、[ファイル]タブから「情報」を選択し、「ブックの検査」内の「問題のチェック」→「ドキュメント検査」から「コメントと注釈」を検査したうえで、コメントと注釈を「すべて削除」します。ドキュメントのプロパティと個人情報、ヘッダーとフッター、非表示の内容なども、ここから一気に削除できます。

Excelの基本あれこれ⑨ 相対参照と絶対参照

2014.08.02 22:10|Excel基本
・相対参照は、オートフィルなどでコピーすると方向に応じて自動的に調整されるセルの値を参照することをいう(A1のセルを行方向にオートフィルすると、A2、A3、……となる)
・絶対参照は、特定の位置にあるセルを必ず参照することをいい、参照させたい列/行の前に$をつける(A列を参照する場合は$A、1行目を絶対参照する場合は$1と記述する)。文字入力中にF4キーを入力するとセルに$がつく。
 なお、F4キーを1回押すと列・行固定($A$1)、2回で行固定(A$1)、3回で列固定($A1)、となる。確定後もF4キーを押して相対参照・絶対参照を切り替えることができる

 範囲内のデータから数値を求める(範囲内の順位を求める場合などの)数式の範囲などで、絶対参照を用います。

Excelの基本あれこれ⑧ オートフィル

2014.08.01 23:02|Excel基本
 Excelといえばオートフィル! というくらい(?)、よく使う機能、オートフィル。
 初めてこれを知ったとき、「Excelってすごい!」とつくづく思ったものです。初歩の初歩なのですけれども……。

・オートフィルとは、連続性のあるデータを隣接するデータに入力する機能をいう。
 たとえば、「1月1日」などと入力したセルの右下の■マーク(フィルハンドル)の上にポイントすると、カーソルが「+」の形になる。この状態で下もしくは右にドラッグすると、ドラッグした範囲内に「1月2日、1月3日、……」と自動的に入力される。
 また、「2 4 6」と入力した範囲を指定した状態で、フィルハンドルにポイント後、ドラッグすると、ドラッグした範囲内に「8 10 12……」と続きが自動的に入力される(差分の連続データ入力)。
 数式のコピーも可能。たとえば、「=C4+D4」と入力されているセルから行方向にオートフィルを実行すると、=C5+D5、=C6+D6、……と自動的に入力される
 ※ 上方向/左方向にドラッグした場合は、減少する連続データが入力される
 ※ オートフィルオプションは、通常は書式もコピーする設定になっている。オートフィルオプションで「書式なしコピー」を選択すると、数値の文字データのみコピーされる
 ※ 他のOffice製品でも同様だが、貼り付けオプションを変更したい場合は、Ctrlキー+Vを実行後、Ctrlキーを2回押す(なお、Escキーを2回押すと、選択モードを解除できる)
 フィルハンドルをダブルクリックすると、セルの内容がコピーされる。このとき、コピーされた項目が入る最終行は、隣接するセルの最終行に自動的に合わせられる(※ 行方向のみ。列方向はドラッグで入力する)
※ Ctrlキーを押しながらオートフィルを実行すると、文字列や日付、曜日は「コピー」になるが、数値は「連番」になる

 このほか、オートフィルが便利なのは、ダブルクリックしてオートフィルを実行すると、隣接するセルの入力範囲を自動的に判断して、行が同じ並びにあるセルまで数値を入力してくれる点です(隣接するセルの11行目まで文字列や数値が入力されていると、オートフィルで11行目まで数値が入力されます)。
 1月、2月などの日付のほか、曜日(月曜日、火曜日)や干支もオートフィルで入力できます。
 自分で独自のオートフィルを作りたい場合は、[ファイル]タブの「オプション」→「詳細設定」→「全般」の「並べ替え順や連続データ入力設定で使用するリストを作成します」から作成します(画面はExcel2010)。

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 項目と項目の間は、「,」で区切ります。
 オートフィルのほか、「並べ替え」でも、ユーザー設定リストから使用することができます(単に「昇順」だと「銀座、新宿、東京」と並べ替えられますが、ユーザー設定リストから設定をすると、「東京、銀座、新宿」のように並べ替えをすることができます)。
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