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ビジネス文書①

 ビジネス文書についてまとめて欲しいと頼まれ、まとめている今日この頃。
 何か参考になるものがありそうでしたら、どうぞ。

・A4用紙1枚に収まるように書く。基本的にはA4用紙を縦長に用い、横書きで書く(礼儀的な挨拶状や案内状などは縦書きで書くこともある)
・1つの文書に1つの用件を書く。テーマ別にファイリングでき、管理しやすいというメリットもある
・わかりやすい文章を心がける。専門用語やあいまいな表現は避ける
・5W2H(When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How many(いくらで))を意識して書く
・伝えたい内容や、要素が複数あるような場合は、箇条書きにしてまとめる
・適度な分量で段落を分けるようにする。ただし、改行が多すぎるとかえって読みにくくなることもある
・文書全体で、文体を常体(いる、ある、する、思う、願いたい)・敬体(います、あります、します、思います、お願いします)・特別敬体(おります、ございます、いたします、存じます、お願いいたします/お願い申し上げます)のいずれかに統一する。
 社内文書では常体・敬体を、社外文書では敬体・特別敬体を用いる

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