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PowerPointの基本①

2014.08.24 21:59|PowerPointハウツー
 Word、Excel、PowerPointというと、いわば「Microsoft Office御三家」のようになっていますが、プレゼン用なので意外と使わない気がするPowerPoint。とはいえその自由度の高さを活かして、ポスターやチラシなどを作っても良いのではないかという気もします。
 また、SmartArtグラフィック、図形、クリップアードなどは、WordやExcelよりPowerPointのほうが使用頻度が高いと思われますので、PowerPointで慣れてみてからWord、Excelを使用してみるのも手かもしれません。

 PowerPointでできること
 Microsoft PowerPointでは、スライドの作成、表・グラフの作成、図解の作成、イラストや写真の挿入、装飾文字の作成、特殊効果の設定などを行うことができる。
 PowerPointでは、ファイルそのものがプレゼンテーションであり、その中の1枚1枚(1ページ)をスライドと呼ぶ。
 なお、PowerPointでは、WordやExcelのように直接文字入力はできない(テキストボックスの中に文字を入力する)。

 表示モード
・PowerPointには、標準、スライド一覧、閲覧、スライドショーの4つの表示モードがある。
 標準はおもに編集用の表示モードで、編集するためのスライドペイン、実際のスライドが縮小して表示されているスライドタブ、文字列のみ表示されるアウトラインタブ、発表者用ノートのノートペインがある。
 スライド一覧は全体の構成を確認するための表示モードで、閲覧はパソコン画面上でプレゼンテーションを行うための表示モード、スライドショーはスライドショーを行うための表示モードである

 テーマ
・テーマは、プレゼンテーション全体に適用されるレイアウト・デザインのことをいう。
 初期状態だとテーマは「Officeテーマ」になっている(※ Word、Excelも同様)。[デザイン]タブ→「テーマ」グループからテーマを変更することができる

 スライドの編集
・1枚目のスライドを「タイトルスライド」といい、スライドの中で文字などを入力するエリアを「プレースホルダー」という。なお、プレースホルダーを縮小すると、プレースホルダー内の文字も自動的に縮小される(プレースホルダー内の文字よりプレースホルダーが小さくなった場合)。
 プレースホルダーの枠が点線の状態の場合は入力モード、もしくは一部書式の変更が行える状態で、プレースホルダーの枠が実線の状態の場合は、書式の変更モードとなっている。
 ちなみに、PowerPointはWordと異なり、改行マークが常に不可視の状態となっているため、注意する
・新しいスライドを挿入する場合は、[ホーム]タブ→「スライド」グループ内の「新しいスライド」ボタンから挿入できる。この操作で挿入した場合、現在開いているスライドの後ろに、前のスライドのテーマを引き継いだ状態で、新しいスライドが挿入される。
 同じく「新しいスライド」のオプションボタンから「選択したスライドの複製」なども行える
・スライドを移動したい場合は、[スライド]タブ内でドラッグするか、スライド一覧表示モードでドラッグする。なお、スライド一覧表示モードでダブルクリックすると、標準表示モードになる
・スライドを削除したい場合は、[スライド]タブ内でDeleteキーを押すか、スライド一覧表示モードでDe­leteキーを押して削除する

 箇条書き
・箇条書きの先頭にある文字(行頭文字)をクリックすると、箇条書き全体を選択することができる。
 行頭文字を変更したい場合は、[ホーム]タブ→「段落」グループの「箇条書き」ボタンから変更できる
・箇条書きレベルを下げたい場合は、行頭にTabキーを入れる。箇条書きレベルを上げたい場合は、Shiftキー+Tabキー、もしくは[ホーム]タブ→「段落」グループからインデントを減らす

 ※ SmartArtグラフィックは、箇条書きで見出しと内容が構成されているので、PowerPointでは箇条書きが重要になっています

 
・表内は、Tabキーで右へ、Shiftキー+Tabキーで左へ移動できる
・PowerPointの表でも、Excelと同じオートコレクトが実行される。たとえば、上の行に「Purple」と入れた場合、下の行で「red」と入力してEnterキーを押すと、自動的に「Red」となる

 グラフ
・[挿入]タブ→「図」グループの「グラフの挿入」からグラフの挿入ができる。グラフを作成するとExcelが起動する(Excel内で青い枠線に囲まれた範囲が、グラフに適用される)。データを編集したい場合は、[グラフツール]タブ→[デザイン]タブの「データ」グループ→「データ編集」から行う
・横棒グラフはExcelで入力した順番と逆に表示される。[グラフツール]タブ→[書式]タブ内の「現在の選択範囲」→「選択対象の書式設定」→「軸のオプション」→「軸を反転させる」で、縦軸の方向を逆にすることができる

 SmartArtグラフィック
・[挿入]タブ→「図」グループ内の「SmartArt」から挿入できる
・SmartArtの左側にある▲▼キーからテキストウィンドウの出し入れが可能。テキストウィンドウ内で入力中にEnterキーを押すと、新しい行頭文字が追加される([SmartArtツール]タブ→[デザイン]→「グラフィックの作成」→「図形の追加」からも追加できる)。テキストウィンドウ内で改行をしたい場合には、Shiftキー+Enterキーを押す
・テキストウィンドウ内でレベルの上げ下げを行いたい場合は、行頭でTabキー(レベルを下げる)もしくはShiftキー+Tabキー(レベルを上げる)
・SmartArtツールでは、「デザイン」がSmartArt全体を、「書式」がSmartArtの一部分(図形など)の設定となる
・箇条書きのプレースホルダーを選択した状態で[ホーム]タブ→「段落」グループ内の「SmartArtに変換」で、箇条書きをSmartArtに変更できる。
 なお、SmartArtをテキストもしくは図形に変更したい場合は、[SmartArtツール]タブ→[デザイン]タブ内の「リセット」グループ→「変換」から変更できる
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Microsoft Office Specialist Master

2014.08.23 14:43|雑記
 本日、取得しました(Word 2010 Expert, Power Point 2010を取得して、4科目合格しましたので)。
 これでMOSはOutlook以外のすべての資格を取得できたのですが、難易度は

 PowerPoint<Access<Word<Excel=Word Expert<Excel Expert

 という気がいたしました。Word・Excelに関しては、ExpertではなくSpecialistを先に受けたためか、何となく操作の予想がついたように思います。
 Excel Expertは配列数式、財務関数をはじめとする関数(countif, countifs, sumif, sumifsのほか、文字列を抜き出すleft, mid, right, find)にWhat-If分析(データテーブルとゴールシーク)、ピボットテーブルにピボットグラフなどが出題されますが、Word Expertは文書パーツオーガナイザ、比較、参考資料、差し込み文書を主に抑えておけばよいので、思っていたよりは簡単でした。
 一応の目標は果たせましたが、今後もブログに役に立ちそうなことを載せていきたいと思っていますので、よろしければおつきあい下さい。

Excelの関数・7 IF関数

2014.08.20 22:44|Excel関数
 使用頻度が高いうえに「○○IF」の関数が多く、まぎらわしいIF関数です。
 基本構造はわりとシンプルなのですが……。

・IF関数は、条件に基づいて、その条件を満たす場合と満たさない場合との処理をそれぞれ実行するための関数である。=IF(論理式,真の場合,偽の場合)で記述する。
 たとえば「B4が160以上の場合は○、それ以外は×」としたいなら、論理式は「B4>=160」、真の場合は「"○"」(※ 引数が文字列の場合は、ダブルコーテーションで囲む)、偽の場合は「"×"」と記述する。B4が160であれば「○」、159であれば「×」と表示される
・入力するには、数式バーの左にある[fx](関数の挿入)ボタンをクリックして「IF」を選択する。「関数の引数」ダイアログボックスが開くので、論理式、真の場合、偽の場合をそれぞれ入力する。
 なお、ダイアログボックスで真の場合・偽の場合に文字列を入力すると、自動的にダブルコーテーションで囲まれるようになっている
・IF関数は入れ子式(ネスト)とすることも可能である。
 たとえば、「B4が160以上なら優、140以上160未満なら可、140未満なら不可」としたい場合は、「関数の引数」ダイアログボックスが開いたさい、以下の動作を行う。
 ①「論理式」に「B4>=160」、「真の場合」に「優」と入力する
 ②「偽の場合」を選択し、数式バーの左にある「名前ボックス」を押す

0820_if001.png


 ③新たに「関数の引数」ダイアログボックスが表示されるので、「論理式」に「B4>=140」、真の場合に「可」、偽の場合に「不可」と入力する(※ 数式バーには、入れ子式「=IF(B4>=160,"優",IF(B4>=140,"可","不可"))」と表示される)

0820_if002.png


 入れ子式はかなり増やせますが、3つくらいが混乱することもなくて良いのかと……。

0820.png


 余談ですが、IF関数で空データを返したい場合(データが入力されておらず、関数で式が求められないが、エラーを起こしたくない場合)には、「=""」と記述します(例:論理式がA1=""であれば、真の場合は""、偽の場合で名前ボックスから関数を選択)。
 また、論理式では、変数(A1など)が先、定数(100など)を後に記述します。 例)A1>=100

Excelの関数・6 RANK.EQ関数

2014.08.17 20:11|Excel関数
RANK.EQ関数は、順位を表示する関数である。=RANK.EQ(数値,セル範囲,順序)で記述される。
 数値は、たとえばA1のセル内の数値の順位を求めたければA1を、セル範囲は順位をつけたいセル範囲を、順序は降順(大きい順。0もしくは無記入)もしくは昇順(小さい順。1を記入)を選択する。なお、セル範囲は絶対参照で指定する。
 入力するには、手入力するか、数式バーの左にある[fx](関数の挿入)ボタンをクリックして入力する([数式]タブの「関数ライブラリ」グループにも「関数の挿入」がある)
RANK関数とRANK.EQ関数は同じ関数である(Excel 2007ではRANK関数のみしかなかったが、Excel 2010でRANK.AVG関数が加わったため、区別のため別の関数名がつけられた)

Excelの関数・5 ROUND関数、ROUNDUP関数、ROUNDDOWN関数

2014.08.16 19:56|Excel関数
 消費税で金額に小数点以下の数値が出た場合などに、よく用いられる関数です。
 ……消費税5%は計算が楽で、8%は煩雑ですが、計算が楽だからといって10%は……!

ROUND関数は、選択された数値を四捨五入する関数である。=ROUND(数値,桁数)で表される。数値は、たとえばA1セルの数値を求めたければ「A1」を指定し、桁数は、小数点以下の桁数を指定する。
 たとえば、数値が「1234.567」の場合、桁数が「2」なら小数点が2桁まで表示され「1234.57」、「1」なら小数点が1桁まで表示されて「1234.6」、「0」なら小数点なしの「1235」と表示される。
 桁数をマイナスに設定することも可能で、「-1」なら一の位が四捨五入されて「1230」、「-2」なら十の位が四捨五入されて「1200」と表示される
ROUNDUP関数は選択された数値を切り上げ、ROUNDDOWN関数は切り捨てをする関数である。ROUND関数同様、桁数を指定し、=ROUNDUP(数値,桁数)、=ROUNDDOWN(数値,桁数)と記述する。桁数に関する記述はROUNDと同じで、おもに金額の表示などで用いられる。
 関数を入力するには、手入力するか、数式バーの左にある[fx](関数の挿入)ボタンをクリックして入力する([数式]タブの「関数ライブラリ」グループにも「関数の挿入」がある)。
 なお、ROUND関数、ROUNDUP関数、ROUNDDOWN関数は、「表示形式の設定」と似ているが、こちらは数値が任意の桁数で四捨五入されて表示されるだけで、切り捨てや切り上げを行っているわけではない

Excelの関数・4 COUNT関数、CONTA関数

2014.08.14 22:13|Excel関数
・COUNT関数は範囲内に含まれる数値の個数を、COUNTA関数は数値や文字列の個数(すなわち、空白のセル以外)を求める関数。
 入力するには、手入力するか、数式バーの左にある[fx](関数の挿入)ボタンをクリックして入力する([数式]タブの「関数ライブラリ」グループにも「関数の挿入」がある)

Excelの関数・3 MAX関数、MIN関数

2014.08.10 21:30|Excel関数
・それぞれ最大値・最小値を求める関数(選択範囲内の数値の最大値/最小値を求める)
・入力方法は、[ホーム]タブ→「編集」グループの「オートSUM」オプションの「最大値」もしくは「最小値」から入力する(ダイアログボックスから挿入するのが一番早い)

 ※ 「オートSUM」ボタンを使わなくても、セルを選択し、「=max」「=min」と数式バーに入力すれば、自動的に候補の関数が出てきます。もしくは数式バーの左側にある「fx」(関数の挿入)ボタンからも選択できます

Excelの関数・2 SUM関数、AVERAGE関数

2014.08.08 20:24|Excel関数
 SUM関数
・合計を求める関数。たとえば、「=SUM(A1:A10)」は、「A1からA10に入っている数値すべての合計」となる
・入力方法は、[ホーム]タブ→「編集」グループの「オートSUM」ボタンから入力する
・最終行/最終列が空白の状態で全選択し、「オートSUM」ボタンを押すと、最終行/最終列に自動的に合計値が入力される

 AVERAGE関数
・平均を求める関数(選択範囲内の数値の平均を求める)
・入力方法は、[ホーム]タブ→「編集」グループの「オートSUM」オプション「平均」から入力する
・行方向なら関数を入れたセルの上のすべての数値、列方向なら関数を入れたセルの左にあるすべての数値を、それぞれ合計した平均が自動的に入力される
・最終行/最終列が空白の状態で全選択し、「オートSUM」ボタンの「平均」を選択すると、最終行/最終列に自動的に平均値が入力される

 ※ 「オートSUM」ボタンを使わなくても、セルを選択し、「=sum」「=average」と数式バーに入力すれば、自動的に候補の関数が出てきます。もしくは数式バーの左側にある「fx」(関数の挿入)ボタンからも選択できます

Excelの関数・1 数式の入力について

2014.08.06 21:19|Excel関数
 Excelといえば関数ということで、シリーズっぽく? まとめてみようと思います。
 とりあえず基本から。

・数式はすべて、半角で入力する(半角で入力しないと、計算されない。パーレンなどの約物も半角で入力する)
・「A1:A10」と入力されている場合は「A1からA10まですべての数値」を、「A5,B10,C15」であれば「A5とB10とC15」を、「A1:A10,A22」なら「A1からA10までのすべての数値と、A22」の意となる

0806.png

Excelの基本あれこれ・11 データの入力規則

2014.08.05 22:36|Excel基本
 フリガナ用のセルに入力するさい、入力モードを自動的に全角カタカナにしてくれたり、無効な数値が入力されると、エラーメッセージを表示してくれるのが「入力規則」です。[データ]タブの「データツール」グループ→「データの入力規則」から設定します。

nyuryoku001.png

 文字入力モードを変更したい場合は、「データの入力規則」ダイアログボックスの[日本語入力」から選択します。フリガナなら「全角カタカナ」、Eメールアドレスなら「オフ(英語モード)」などにしておくと、入力者の手間を省くことができます。ちなみに、入力モード(たとえば「全角カタカナ」)を設定したセルで、設定していない文字の入力モードの文字(たとえば「全角ひらがな」)を入力することは可能です。

nyuryoku002.png

 「入力規則」では、入力する内容をリストから選択させることも可能で、[設定]タブの「入力値の種類」を「リスト」にし(「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認します)、「元の値」にリストの内容を直接入力するか、セル範囲を選択します。

nyuryoku003.png

nyuryoku004.png

 「エラーメッセージ」は、例には出しませんが、無効なデータが入力されたさい、停止・注意・情報の3つのエラーメッセージのうち、いずれかを表示させます。「停止」は入力できませんが、「注意」「情報」の2つは、無効なデータを入力することができてしまいます。
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